Agil HR-coachning på ett mediabolag

happy business peopleDenna veckan har jag bland annat hjälpt en HR-avdelning på ett mediabolag att komma igång med sitt SCRUM-projekt igen. Man hade trasslat till det lite för sig genom att lägga in alla aktiviteter på sin Kanban och förlorat fokus – det hade i stort sett blivit en enda stor todolista med separata, individuella aktiviter där man inte samarbetade runt sina uppgifter och inte utnyttjade synergierna i gruppen.

När HR ska börja arbeta med Kanban och SCRUM och sitter i väldigt specialiserade roller, är det klokt att börja med ett litet samarbetsprojekt som alla kan vara engagerade i och bidra till. Resten av arbetstiden läggs på individuella aktiviteter, ad-hoc arbete och annat. När projektet rullar och man har fått in rutinerna med sprintar ”i kroppen” kan man gå vidare och ta nästa projekt, kanske ett litet större än det tidigare, så att mer tid läggs på gemensamma aktivieter successivt. Man provar sen att  bit för bit prova olika sätt och tekniker för att utöka samarbetet med kontinuerliga återblickar (retrospectives) och ständigt lärande som förändringskatalysator.

I det aktuella fallet så började vi med att få samsyn runt gruppens mål på en övergripande nivå – länkat till affärsmålen. När det var tillräckligt tydligt så funderade vi över vilka projekt som av någon anledning inte hade startats ännu, men som låg och väntade på att sättas igång, och och vars mål länkade till de gemensamma målen. När alla förslag var på borde så prioriterade i vi listan efter ”viktigt” och ”bråttom”. Det projekt som vann hade flest poäng både på viktigt och bråttom och involverade alla i teamet. Vi la sen övriga projekt i prioordning i en ”project backlog” som skulle läggas in i Trello (mer om Trello, som är en digital Kanban, kan du läsa i min kollega Calles blogg Agilhr.se).

Vi anpassa2014-05-07 14.16.27de SCRUM till teamets behov:

  • Tvåveckorssprintar för tät input från kunderna
  • Referensgrupp från kunderna (3 medarbetare, 3 chefer) för produktdemonstration och feedback i slutet av varje sprint
  • Produktägare utsågs, men ingen scrum master, alla ansvarar istället för att samarbetet fungerar och formen hålls (om det inte håller får man ändra och utse en scrum master)
  • En Trellomaster utsågs, som skulle lägga upp kolumner i verktyget och ansvara för att det var ordning på korten.
  • Ingen daily standup, men två möten i veckan för avstämning där 3 frågor ställs till alla: Vad har jag gjort sen förra mötet, vad ska jag göra tills nästa möte, har jag något som hindrar mig.
  • Fasta tider i agendan för avstämningsmöten, sprintdemonstrationer, retrospektiv och sprintplaneringsmöten

Nu var det dags att titta närmare på vårt utvalda projekt. Vi formulerade projektets mål som handlade om att skapa en struktur för samtal mellan chef och medarbetare (innehåll, uppföljning, form, riktlinjer, verktyg, mallar och guidelines). Vi skapade en product backlog och började skriva user stories att fylla den med. Det gick lite trögt i början, speciellt för dem som aldrig skrivit user stories förut, men efter lite övning fick vi ihop en ganska omfattande lista, som produktägaren sen skulle prioritera.

user storiesEfter en kort paus tog vi itu med ett första sprintplaneringsmöte. Teamet uppskattade ungefär hur mycket de trodde att de skulle hinna under de första två veckorna och vi utsåg vem som skulle arbeta med vilken user story. Det blev i praktiken minst 2 som tog till sig varje user story, vilket var bra med tanke på att man lär av varandra och skapar bättre resultat genom pararbete.

Vi avslutade dagen med en kort retrospektiv där vi kunde konstatera att vi kommit i mål med dagens uppgift: Att komma igång med ett agilt HR-projekt med ett motiverat team och högt engagemang runt det gemensamma målet. Jag ser fram emot att höra hur det går :)

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Följande HTML-taggar och attribut är tillåtna: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>