Prioritering – hur svårt kan det vara?

important & urgentHade en intressant diskussion på Linkedin häromdagen där vi utbytte åsikter om hur man bör prioritera (förresten kul om Linkedin utvecklas åt det hållet, så att det blir mer konkret utbyte och mindre ”titta vad jag hittade!”). Min utgångspunkt och rekommendation i allt jag gör är att göra allt så enkelt som möjligt men inte enklare. I det här fallet så ser jag dock ett värde av en något mer komplex teknik för att prioritera än att bara lägga det som är viktigast överst och sen beta av listan (typiskt product backlogtänk)

Stephen Covey redovisar i sin bok ”The 7 habits of highly effective people” två perspektiv på prioritering, nämligen Importance och Urgency. Jag har under åren som projektledare försökt att hitta en bra översättning till Urgency, men inte lyckats, så jag använder fortfarande begreppet ”Bråttom”.

Enligt den här metoden så finns det fyra sätt att se på alla uppgifter som vi genomför, stora som små (på bilden ser du vilka sätt att prioritera som då uppkommer).

  1. Viktigt och bråttom – faror, eldsvådor, stillestånd av olika slag som har stor effekt
  2. Viktigt men inte bråttom – typiskt långsiktiga saker som t ex att träna sin kropp – se till att det görs regelbundet, men det är inte något som du måste göra exakt nu
  3. Bråttom men inte viktigt – brandkårsutryckningar, telefonsamtal som inte är överenskomna i förväg, saker som triggar dig som du skulle kunna låta bli att reagera på
  4. Varken viktigt eller bråttom – saker som man gör av oklar anledning :) (vanans makt?)

Important & urgent 2

I projektsammanhang brukar jag prioritera allt som ska göras och stoppa in det i någon av de fyra kategorierna. Det som är bra är att man tänker i två olika dimensioner – dels hur viktigt det är och även hur bråttom det är, eftersom man ofta har en tendens att göra saker för att det är bråttom, men man har inte tänkt efter INNAN, om det är viktigt att göra det.

Saker kan vara väldigt viktiga, men de behöver inte prioriteras upp i tiden, därför att det finns andra viktiga saker som är mer bråttom med.  Den extra dimensionen gör att man kan minimera saker som både är bråttom och viktiga och på så sätt få en mer dräglig backlog. De uppgifter som är viktiga men inte är bråttom med kan man lägga i någon form av ”icebox” och se till att man regelbundet gör dessa saker och det som bara är urgent men inte viktigt kan man fundera över en gång till, om man verkligen behöver göra. Det som varken är bråttom eller viktigt kan man strunta i att göra helt och hållet.

Om man upplever det svårt att ha två sätt att prioritera i backlogen kan man bara använda sig av bägge dimensionerna när man samlar in kraven eller definierar uppgifterna för att underlätta att rensa bort ”bra att ha” -saker. Efter det lägger man resten i backlogen på sedvanligt sätt i prioritetsordning enligt mest viktigt överst.

Självklart är det också så att saker och ting kan ändras och glida mellan de olika prioriteringarna. Men jag finner det vara en bra tankemodell för att faktiskt öka fokus på de viktiga sakerna i mitt liv och i mitt jobb.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Följande HTML-taggar och attribut är tillåtna: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>